Hotelový systém nie len moderný výdobytok dnešnej doby pre veľké hotely. Dobrý systém vám dokáže ušetriť veľa času, nervov a zbytočných papierovačiek.
Možno na staré dobré ručné zapisovanie nedáte dopustiť, napokon - robíte to takto už roky rokúce a vlastne ani nemáte dôvod svoje zaužívané praktiky meniť. Alebo sa hotelovému systému vyhýbate, lebo nie ste technický typ, prípadne vám príde príliš drahý. No nech je už dôvod akýkoľvek, dnes vám ukážeme, že sa tejto príjemnej modernizácii možno vyhýbate úplne zbytočne.
V dnešnej dobe už máte na výber z rôznych hotelových, reštauračných, či iných rezervačných systémov. Doba ide vpred aj v oblasti technológií v turizme a cestovnom ruchu, a keď sa povie hotelový systém, už to zďaleka nie je len HOREC. Vyberať môžete z viacerých riešení pre PMS (Property managment system) a či už idete po cene, jednoduchosti, alebo extra prvkoch, správna voľba pre vás určite existuje.
Poďme sa ale už pozrieť na 9 výhod, ktoré vám hotelový systém dokáže ponúknuť.
1. Elektronická domová kniha
Rozlúčte sa s písankami, zápisníkmi a desiatkami rôznych zakladačov. S hotelovým systémom dostanete prehľadnú elektronickú domovú knihu, v ktorej sa viete jednoducho orientovať a ihneď vyhľadať informáciu, ktorú potrebujete. Už sa viac nebudete prehrabávať v neprehľadných zápisníkoch, všetky rezervácie, faktúry, príchody a odchody svojich hostí, budete mať na jednom mieste. A navyše - menej papierov rovná sa aj = menšie zaťaženie pre planétu.
2. Okamžitý prehľad obsadenosti
Vďaka hotelovému systému máte ku svojim rezerváciám okamžitý prístup. Ak si teda napríklad potrebujete skontrolovať obsadenosť, nemusíte otvárať Booking, všetky potrebné informácie nájdete na plachte rezervácií vo vašom systéme. Rezervácie z portálov sa sem navyše automaticky prenášajú a obsadenosť izieb je tak aktuálna. Vďaka prepojeniu systému vám odpadá aj neustále sledovanie vašich kapacít napríklad na Bookingu, kde v prípade, že hotelový systém nemáte, musíte počty voľných izieb meniť manuálne. Tiež so sebou už viac nemusíte nosiť písanku (ktorá zatiaľ môže chýbať na recepcii), alebo bežať na recepciu, vždy, keď si chcete niečo skontrolovať. Navyše, ak systém funguje aj online, viete sa doň prihlásiť odkiaľkoľvek, teda aj keď práve nie ste vo svojom ubytovaní. A to so sebou prináša aj možnosť ...
3. Online spravovanie rezervácií
Online hotelový systém vám tak zároveň dáva aj možnosť práce resp. úpravy a správy rezervácií, na diaľku. Do svojho systému viete vstúpiť odkiaľkoľvek a svoje rezervácie môžete spravovať rovnako ako keby ste sedeli na recepcii. Predstavte si, že ste museli odcestovať, ochoreli ste, alebo ste na dovolenke a aj napriek tomu, viete riadiť svoju recepciu. Môžete napríklad popresúvať izby, nastaviť nové ceny, zmeniť obsadenosť, či robiť ďalšie úpravy, ktoré môžu byť čisto vo vašej kompetencii. Vďaka online správe rezervácií, dokážete robiť aj podporu recepcie na diaľku, napríklad počas silných mesiacov.
4. Evidencia hotelových účtov a obratov hostí
Doteraz ste účty pre hostí pravdepodobne vytvárali po starom - všetky údaje ste poctivo vpisovali do šablóny, faktúry ste si potom vytlačili a založili, aby ste na konci zúčtovacieho obdobia všetko zase vytiahli a spravili si dennú uzávierku, či mesačné zúčtovanie. A na to, aby ste mali prehľad o aktuálnych obratoch, ste potrebovali počítať a papierovať. A teraz si predstavte, že všetky finančné prehľady si viete pozrieť a vytvoriť jednoducho na pár klikov. Bez problémov si viete nájsť aktuálnu tržbu a denné, týždenné, či mesačné obraty. A samozrejme, v systéme viete vytvárať faktúry (pozri bod 5) a rovnako otvoriť k rezervácii nový účet na doplnkové služby a produkty.
5. Tvorba faktúr a evidencia na jednom mieste
Nepochybne jednou z najdôležitejších a aj najviac používaných funkcií hotelového systému, bude tvorba faktúr. S vašim vlastným hotelovým systémom sa už viac nemusíte zaoberať šablónami, vypisovaním, prepisovaním, kontrolovaním údajov a kopírovaním. Faktúry si po novom budete iba automaticky generovať - systém využije všetky údaje z rezervácie a vám zostáva hotový dokument už iba vytlačiť. Úplne bez námahy si takto viete vytvoriť zálohové faktúry pred pobytom, aj zúčtovacie faktúry po odbývaní pobytu. Žiadnym problémom nebudú ani skupinové rezervácie, rôzne podelené účty a extra doúčtované produkty. S hotelovým systémom bude fakturácia taká jednoduchá, že ju zvládne úplne každý.
6. Elektronické nahlasovanie na cudzineckú políciu
Pamätáte si na lístky pre zahraničných hostí, ktoré vždy pracne vytlačíte, postriháte, možno aj povypisujete, dáte hosťom podpísať a každý mesiac ich (za vlastné) posielate na cudzineckú políciu? A teraz si predstavte, že je to minulosťou. Že odteraz nemusíte urobiť nič iné, ako prehľad hostí zo zahraničia vygenerovať a na políciu poslať e-mailom. Prinesie vám to kopec ušetreného času, papiera, nervov a peňazí za poštovné. Aj takýto skvelý prvok môže hotelový systém ponúknuť.
7. Report pre štatistický úrad
Hotelový systém obsahuje všetky informácie o vašich rezerváciách. To dokážete využiť nielen pre svoje potreby, ale aj ako užitočný podklad pre Štatistický úrad. Systém jednoducho spočíta rezervácie hostí z jednotlivých krajín, počet obsadených lôžok, atď...a vygeneruje prehľadný report, ktorý poslúži tak ako podklad Štatistickému úradu ako aj vám. Ako? Pozrite sa na ďalší bod.
8. Štatistiky a prehľady obsadenosti ubytovania
Prehľadné štatistiky, ktoré nemusíte pracne vyrábať, budú perfektným pomocníkom pre každého ubytovateľa. Na to aby ste vedeli, ktoré mesiace boli z hľadiska obsadenosti slabšie a ktoré naopak silné, si už nemusíte vyčleniť extra čas. Namiesto prehrabávania sa cez záľahy zakladačov, si report jednoducho vygenerujete. A možno tam narazíte aj na štatistiky, ktoré ste si predtým príliš nevšímali, alebo nebrali do úvahy, no v konečnom dôsledku vám môžu pomôcť lepšie zacieliť vašu ponuku. Ak napríklad viete, že počas leta k vám chodí veľa rodín s deťmi, viete im pripraviť detský kútik, detské raňajkové menu, či nakúpiť lopty a hry. Pre dvojice počas jesene viete pripraviť romantické ponuky a aktivity a pre zvýšený počet hostí z Nemecka, vyrobíte uvítacie letáčiky a ponuku vašich služieb aj v nemčine. Prehľadné štatistiky sú naozaj skvelý nástroj.
9. Tvorba vlastnej databázy hostí
Možno vám tento bod nehovorí nič, ale verte, že dobrá databáza kontaktov v akomkoľvek biznise, je v dnešnej dobe na nezaplatenie. A hlavne ak je online, uložená v systéme, pretože určite nebudete hľadať emailové adresy niekde po zakladačoch. A ako takú databázu využijete? Hostí, ktorí vás už niekedy navštívili, viete takto opätovne kontaktovať s novou, zaujímavou ponukou, príp. so špeciálnou ponukou pre vracajúcich sa hostí. Môžete im poslať newsletter s novinkami vo vašom ubytovaní, súťaž o víkendový pobyt, ...nikdy neviete, koľkých svojich bývalých hostí dokážete zaujať a oni sa práve vďaka takémuto osloveniu zase vrátia.
Presvedčili sme vás? Ak sa už rozhliadate po nejakom hotelovom systéme, skúste ten náš. Hotelová recepcia je veľmi jednoduchá pre užívateľov, obsahuje veľa zaujímavých prvkov a ponúkne aj skvelú cenu. Na mesiac je to iba 9 eur a prvých 15 dní môžete systém vyskúšať úplne zadarmo. Pozrite si našu demoverziu a ak máte ďalšie otázky neváhajte nás kontaktovať.